Jak mogą ułatwić sobie życie pracujący rodzice? Metoda pomodoro, reguła 60/40 i obmyślanie rozrywek

Bożena Kowalkowska od lat uczy freelancerów, etatowców i pracujących rodziców, jak dobrze planować dzień, tak żeby mieć więcej czasu dla siebie, bliskich i na realizacje pasji. Temat zna jak nikt inny. Jako koordynatorka różnych projektów i mama dwójki dzieci często mierzy się z kryzysem czasowym. Organizację życia rodzinnego i zawodowego ma więc w małym palcu.

Co proponuje? Najważniejsze jest ustalenie i trzymanie się zasad. Bez ustalenia zasad, wyznaczenia granic i realnego oglądu sytuacji raczej nie ma szans na pracę w komforcie. A o odpoczynku można w ogóle zapomnieć - przekonuje Kowalkowska.

Jakie zasady należy wcielić w życie?

Zasada nr 1. Przyjemność

Planowanie przyjemności to pierwsza i najważniejsza zasada, którą należy uwzględnić podczas planowania całego tygodnia: Na przyjemność i odpoczynek nigdy nie starcza czasu, a we wmawianiu sobie: „Może następnym razem” wszyscy jesteśmy mistrzami.

Zanim zapełnię kalendarz listą zobowiązań i zadań, wpisuję dwie pozycje z listy własnych przyjemności i traktuję je jak żelazny punkt programu – myślę o nich jak o wyczekanych wizytach u bardzo ważnego lekarza specjalisty, których odwołanie nie wchodzi w rachubę. To od przyjemności zaczynam planowanie każdego tygodnia i pod nie układam cały plan.

- czytamy w poradniku "Odzyskać czas".

Zasada nr 2. Od-do

Praca – szczególnie zdalna – zaczyna rządzić twoim dniem? Potrafisz zerknąć na pilnego e-maila podczas spaceru z dzieckiem, ba, komputer zawsze masz przy sobie, bo przecież w parku też można pracować. Mówi o tym zasada od-do: Ustaliłam sama ze sobą, że pracuję wyłącznie w dni powszednie, maksymalnie 30 godzin w tygodniu, bo tyle jestem w stanie, bo na tyle realnie pozwalała mi aktualna sytuacja domowa i finansowa.

Pracę zaczynam zwykle o 9.30 i kończę o 15.00, ale mamy z mężem ustalone naprzemienne żelazne dni w każdym tygodniu, kiedy jedno z nas wychodzi rano i pracuje do oporu, a drugie bierze na siebie obowiązek prowadzenia domu i opieki nad dziećmi - tłumaczy Kowalkowska i daje cenne rady także rodzicom najmłodszych dzieci:

Jeśli jesteś rodzicem małego dziecka i potrzebujesz kilku godzin w tygodniu na załatwienie różnych spraw, zaangażuj, jak ja to mówię: "na sztywno", nianię, siostrę, przyjaciółkę lub babcię. Niech to będzie zawsze ten sam dzień tygodnia i te same godziny. Wiedząc, kiedy ten moment nastąpi, na przykład zawsze w środę między 12.00 a 16.00, możesz przygotować listę spraw, które zebrane z całego tygodnia będziesz mogła/mógł w tym czasie załatwić. Jeśli się okaże, że w którymś tygodniu nie masz nic do zrobienia, nie odwołuj opieki, tylko wyjdź do kina, kawiarni, parku albo spotkaj się z przyjaciółką lub przyjacielem.

Wszystkim, którzy będą starali się obejść nasze godziny pracy, należy wysyłać zawsze jeden i ten sam komunikat: "Pracuję od... do... Odpiszę/zadzwonię jutro w podanych godzinach". A dodatkowo warto wyłączyć telefon:

Drugi sposób – po zakończeniu pracy wyłączasz telefon i "jesteś poza zasięgiem". Przysięgam, że nic się nie zawali, gdyż rzadko są takie sprawy, które nie mogą poczekać do rana.

Zasada nr 3. Najlepszy moment dnia i tygodnia

Warto uświadomić sobie też, kiedy przypada najlepszy moment dnia i tygodnia. Najlepszy na pracę. Dobrze oddaje to krzywa REFA.

Trzeba przy tym pamiętać, że każdy ma inny rytm pracy. Dlatego ważne jest, żeby poznać swój, zanim ktoś inny wymyśli go za ciebie. Tylko ty wiesz, co jest dla ciebie najlepsze i co najbardziej ci odpowiada. Jeśli z natury jesteś sową, nie planuj niczego wymagającego w pierwszej połowie dnia. I odwrotnie, jeśli jesteś skowronkiem, oszczędzaj się późnym popołudniem.

Przez dwa tygodnie prowadź notatki na temat tego, w którym momencie dnia i tygodnia masz najwięcej siły i praca przychodzi ci z łatwością, a kiedy czujesz spadek energii - radzi Kowalkowska.

Zasada nr 4. Rytm pracy

Codzienna rutyna zapewnia komfort. Aby do niej dość, należy oczywiście poznać swoją naturę, zrozumieć, jak i kiedy lubimy pracować. Warto zastanowić się, czy spotkania w środku dnia nie wytrącają nas z rytmu, a te pod koniec pracy nie skutkują załatwianiem wszystkiego w pośpiechu.

Znając swoją sowią naturę, nie planuję niczego wymagającego w pierwszej połowie dnia. To czas na rozruch i rozbudzenie, dlatego poranki to dla mnie najlepsza pora na spotkania. Unikam jak ognia spotkań zarówno w środku dnia, gdyż kompletnie rozbijają mój rytm, jak i tych pod koniec dnia, bo zwykle towarzyszy im już stres i pośpiech.

Dzień pracy układam seriami: seria wiadomości – odpisuję i piszę, seria telefonów – między telefonem do drukarni i tłumacza umawiam dentystę i hydraulika, czas na pracę twórczą – piszę, czytam, redaguję.

Stałe punkty planu tygodnia działają na mnie jak kotwica i wyznaczają mój powtarzalny rytm, dzięki czemu wiem też, że środa to dla mnie dzień drukowania umów albo aktualizacji strony internetowej, a poniedziałki są przeznaczone na podlewanie kwiatów i załatwianie spraw na mieście - dzieli się swoimi sposobami autorka książki.

Rytm pracy łatwiej ustalisz, gdy odpowiesz sobie na kilka pytań:

1. Łatwiej zacząć ci dzień od przejrzenia maili czy też wolisz na początek odbyć spotkanie?
2. Kwestie formalne lubisz załatwiać codziennie, od ręki, czy raczej wtedy, gdy możesz poświęcić temu zadaniu wybrany moment w tygodniu?
3. Kiedy wypada twój najlepszy moment dnia i tygodnia?

Zasada nr 5. Blokada

Nie chodzi tu o blokadę na przykład twórczą. Autorka nazywa blokadą czas wykrojony na najbardziej intensywną pracę. W blokadzie chodzi o zatrzymanie niepożądanych bodźców, ochronę swojego najcenniejszego czasu przed rozpraszaczami. Nie znoszę szarpaniny w zajmowaniu się dwiema rzeczami naraz, chaosu informacyjnego, który wtedy powstaje, i mizernych efektów związanych z brakiem skupienia.

Tak jak w przypadku ustalania godzin swojej pracy, informowanie bliskiego otoczenia o momencie blokady może mieć kluczowe znaczenie. Zatem nie czekaj, aż biuro opustoszeje, tylko ogłoś blokadę w najbardziej dogodnym dla siebie momencie. Każdy, ale to każdy wytrzyma godzinę bez kontaktu z tobą, a to, co uda się w tym czasie zrobić, w innych warunkach mogłoby potrwać nawet kilka godzin. Niektórzy nazywają blokadę czasem prawdziwej pracy - tłumaczy autorka poradnika "Odzyskać czas".

Jak "wprowadzić" blokadę?

To moment, w którym warto wyciszyć telefon i przez godzinę nie zaglądać do maila. Zwyczajowi temu sprzyja przebywanie w cichym i odosobnionym miejscu, dlatego dobrze znaleźć spokojny kąt – znam osoby, które na ten czas odkrywały swoje strychy i piwnice, a jedna z bliskich mi osób korzystała w tych momentach z przydomowej sauny. Pracownikom biurowym sugeruję zarezerwowanie sali konferencyjnej i umawianie się na spotkanie z samym sobą.

- uszczegóławia Kowalkowska.

Zasada nr 6. Reguła 60/40

Jeśli wypełniasz po brzegi tygodniowy kalendarz, a potem odkrywasz, że udało ci się zrealizować zaledwie połowę założonych rzeczy, oczywistą konsekwencją jest narastająca frustracja i stres. Jak nie przeżywać olbrzymiego zdziwienia pod koniec każdego tygodnia?

1. Przyjmij do wiadomości, że niespodziewane zdarzenia i sytuacje przytrafiają się niemal codziennie.
2. W każdym dniu lub tygodniu rezerwuj na obowiązki tylko 60 procent swojego czasu.
3. Z ewentualnej nadwyżki wolnego czasu zrób właściwy użytek

Zasada nr 7. Metoda pomodoro

Metoda pomodora słusznie powinna kojarzyć się z pomidorem. Nazwa pochodzi bowiem od kuchennego minutnika w kształcie tej rośliny.

Wystarczy przygotować listę zadań, nastawić alarm, by zadzwonił po 25 minutach, i zacząć pracę nad pozycjami z listy. Potem 5 minut relaksu i powtórzenie całego cyklu. To jedna z najprostszych i najbardziej skutecznych metod podczas wykonywania rutynowych zajęć.

Kluczowe są tu krótki okres oczekiwania na przerwę oraz perspektywa nadciągającego deadline’u w postaci alarmu, co na większość osób działa nadzwyczaj mobilizująco - wyjaśnia autorka książki.

Małe kroki do sukcesu

Niektóre z rad mogą wydawać się banalne, inne mogą wywoływać nawet uśmiech. To jednak praktyczne działania i proste rozwiązania podane w formie małych kroków. Konsekwentnie wprowadzane mogą dać początek lawinie fundamentalnych zmian.

Książka "Odzyskać czas. Jak zrobić porządki w kalendarzu, pracy, głowie i wreszcie mieć czas na życie" w sprzedaży już od 16 września 2020 roku.